Materiały w postaci elektronicznej powinny być nadesłane w ogólnie akceptowalnym formacie pliku.
Materiały tekstowo - ilustracyjne mogą być opublikowane w serwisie jako strony www (HTML) lub jako publikacje PDF.
Autor powinien dysponować wszelkimi prawami autorskimi do nadesłanego materiału oraz mieć wszystkie wymagane zgody na jego publikację.
W przypadku gdy do materiału dołączone są fotografie przedstawiające inne osoby, autor tekstu jest zobowiązany do posiadania zgody tych osób na publikację nadesłanych zdjęć na stronie phila.pl.
W przypadku zamieszczenia materiału (np. ilustracji) z innych źródeł, które pozwalają na takie zapożyczenia (np. Wikipedia, archiwum, muzeum), należy wyraźnie określić zakres cytowanego materiału i w przypisie lub podpisie podać jego źródło, z odsyłaczem do materiału oryginalnego.
Wszelkie publikacje, o których mowa powyżej, czy to w formie artykułów, czy w formie informacji są zamieszczane bezpłatnie.
Zarządzający stroną serwisu zastrzegają sobie prawo do odmowy publikacji nadesłanych materiałów bez podania przyczyny szczególnie, gdy:
- treść artykułu narusza czyjeś dobra osobiste, albo ujawnia dane osobowe bez stosownego pozwolenia,
- w treści artykułu znajdą się inwektywy albo treści (ilustracje) ogólnie uznane za obelżywe.
Autor tekstu może w każdej chwili zażądać jego zmiany lub usunięcia.